AI postaje “još jedan kolega” u gradskim vijećnicama diljem svijeta

Umjetna inteligencija (AI) više nije futuristička vizija, već stvarna prisutnost u gradskim upravama diljem svijeta. Gradovi eksperimentiraju s AI alatima kako bi smanjili troškove, pojednostavili operacije i poboljšali usluge za građane.

Jedan od primjera dolazi iz Škotske, gdje je gradsko vijeće uspjelo izbjeći procijenjenih 1.6 milijuna američkih dolara dodatnih troškova za zapošljavanje zahvaljujući korištenju AI za smanjenje papirologije u socijalnim službama.

Ovo je samo jedan od primjera podijeljenih na CivStart webinaru, koji je pokazao kako gradovi usvajaju AI za upravljanje proračunima i očuvanje institucionalnog znanja. Na webinaru su sudjelovali pobjednici “State of GovTech” natjecanja – –Magic Notes, Chief AI i Madison AI – zajedno s dužnosnicima lokalne uprave koji testiraju njihove alate.

Oslobađanje vremena u socijalnim službama – škotski primjer

Dumfries and Galloway Council u Škotskoj testira Magic Notes by Beam kako bi smanjio administrativni pritisak na socijalne radnike. Steven Morgan, direktor socijalnog rada, ističe da su njegovi zaposlenici bili preopterećeni i borili su se s birokratskim elementima posla.

“Razmišljao sam o zapošljavanju ljudi na te pozicije, što bi me koštalo oko 1.6 milijuna dolara. Tada sam vidio prezentaciju Magic Notes by Beam i bio sam oduševljen jednostavnošću i utjecajem koji može imati,” rekao je Morgan.

Sustav generira visokokvalitetna izvješća u skladu s propisima u nekoliko sekundi, omogućujući osoblju da se usredotoči na izravnu podršku korisnicima. Morgan dodaje da je zahvaljujući tome osoblje dobilo više vremena za kvalitetniji socijalni rad, izgradnju boljih odnosa s ljudima i pronalaženje rješenja usmjerenih na pojedinca.

“Počinjemo vidjeti bolje rezultate za ljude, i uvjeren sam da ćemo nakon godinu dana korištenja imati podatke i dokaze koji to pokazuju,” naglasio je Morgan.

Početni otpor i prevladavanje sumnji

Početni otpor bio je usredotočen na sigurnosne i političke brige oko osjetljivih informacija. Morgan je objasnio da su ljudi bili skeptični prema korištenju alata i zabrinuti zbog kibernetičke sigurnosti.

“Zato sam doveo voditelja IT-a i naše timove za informacijsku tehnologiju da dođu i pogledaju demo, kako bi mogli vidjeti vrijednost alata ne samo iz perspektive socijalnog rada, već i u cijeloj lokalnoj upravi,” rekao je Morgan.

Upravljanje uredima gradonačelnika – Denver prednjači

U Denveru ured gradonačelnika testira Chief AI kako bi pojednostavio operacije koje su se prije obavljale ručno. Mary Bowman, viša savjetnica u uredu gradonačelnika, ističe da se u svakoj od tih uloga borila s mnogim problemima koje je Chief pomogao riješiti.

“Nema modernog softvera, zapravo nema softvera uopće, za upravljanje operacijama vladinog ureda,” rekla je Bowman. “Chief to radi, od zakazivanja sastanaka do pripreme materijala za brifinge i upravljanja odnosima. Nikad nisam mogla zamisliti proizvod poput ovoga, i stoga je testiranje ovog proizvoda u gradu i okrugu Denver u proteklih godinu dana promijenilo igru.“

Bowman dodaje da je pilot projekt privukao snažan interes diljem gradske uprave te da su joj se obratili mnogi ljudi iz različitih dijelova uprave koji žele shvatiti kako mogu koristiti AI ili Chief AI.

Podrška malim gradskim timovima – Los Altos Hills u Kaliforniji

Los Altos Hills u Kaliforniji, s samo 20 administrativnih djelatnika, usvojio je Madison AI za upravljanje kontinuitetom i zadržavanjem znanja. Cody Einfalt, zamjenik gradskog upravitelja, ističe da su bili suočeni s dvostrukim problemom “srebrnog tsunamija” (odlazak u mirovinu velikog broja starijih zaposlenika) i “velike ostavke” (trend masovnog napuštanja poslova).

“Dakle, puno fluktuacija osoblja, gubitak institucionalnog znanja, i još uvijek pokušavamo raditi i pisati izvješća, provoditi istraživanja i analizirati različite projekte koji su u planu gradskog vijeća. Madison AI je postao poput još jednog kolege koji je tamo godinama,” rekao je Einfalt.

Platforma služi kao pretraživa baza podataka zapisnika, izvješća i odluka vijeća. Einfalt objašnjava da svako izvješće osoblja koje ide gradskom vijeću ima pozadinski odjeljak koji pokušava navesti sve što se dogodilo za taj projekt da bi stigao do tamo gdje jest. Umjesto da se vraćaju i čitaju zapisnike ili razgovaraju s tajnikom, postoji baza znanja Madison AI gdje mogu otići i u osnovi se prema njoj ponašati kao prema drugom kolegi.

Također se koristi za praktičnije zadatke. “Kad god imamo ceremoniju rezanja vrpce ili govor gradonačelnika, mogu ga upitati i reći, treba mi kratki govor koji je zabavan i lagan koji će pokrenuti događaj, i to je velika ušteda vremena,” dodao je.

Izgradnja povjerenja i transparentnost – ključ uspjeha

Kako bi izgradio povjerenje, Los Altos Hills usvojio je politiku korištenja AI od samog početka. Einfalt je objasnio da su educirali vijeće i osoblje i rekli im da je to nešto s čime mogu eksperimentirati i što će im pomoći u provedbi projekata.

Preporuke za druge gradove – kako uspješno uvesti AI

Dužnosnici koji su već uveli AI u svoje gradske uprave imaju nekoliko preporuka za druge gradove:

• Budite hrabri u testiranju novih alata: Isprobajte proizvod, provjerite njegovu sigurnost i zatim ga testirajte pilot projektom.
• Pilot projekt prije dugoročne obveze: Izmjerite utjecaj na osoblje i stanovnike prije nego što se dugoročno obvežete.
• Uključite IT i nabavne timove rano: Rješavajte pitanja usklađenosti i sigurnosti na vrijeme.
• Stvorite politike korištenja AI: Izgradite povjerenje zajednice i osoblja.
• Očekujte kulturnu promjenu: Potičite osoblje da koristi nove alate.

Start-up osnivači također imaju savjete:

• Pilot programi su “dvosmjerna vrata”: Gradovi bi se trebali osjećati slobodnima testirati i odustati ako alati ne odgovaraju.
• Zahtijevajte jaku sigurnost i usklađenost: Uključujući politike zadržavanja podataka i otvorene evidencije.
• Inzistirajte na rješenjima specifičnim za grad: Ne koristite generičke AI alate.
• Surađujte s prodavačima: Start-upovi su voljni prilagoditi proizvode potrebama gradova.
• Zadržite ljude u petlji: Osigurajte da su izlazni podaci točni, pouzdani i zakonski usklađeni.

Budućnost gradskih uprava – AI kao neizostavan alat?

Umjetna inteligencija nesumnjivo mijenja način na koji funkcioniraju gradske uprave. Iako postoje izazovi i zabrinutosti, potencijalne koristi su prevelike da bi se ignorirale. Gradovi koji su spremni eksperimentirati, učiti i prilagođavati se, bit će u boljoj poziciji da iskoriste prednosti AI i poboljšaju život svojih građana.