PRIMJER DOBRE PRAKSE: Grad Rovinj pokazuje kako se radi digitalna transformacija u lokalnoj samoupravi

STRATEGIJA DIGITALNOG RAZVOJA GRADA ROVINJA: U vremenu kada se od lokalne samouprave očekuje više učinkovitosti, veća transparentnost i kvalitetnije javne usluge, digitalna transformacija više nije pitanje izbora, nego pitanje odgovornog upravljanja. Upravo zato primjer Grad Rovinj zaslužuje posebnu pozornost.

Ono što ovaj primjer izdvaja nije tehnologija, nego način razmišljanja. Grad digitalizaciju nije shvatio kao niz nepovezanih IT nabava niti kao uvođenje još nekoliko aplikacija. Umjesto toga, digitalni razvoj postavljen je kao organizacijska promjena koja mora krenuti od stvarnog stanja, jasno definiranih slabosti i zajednički dogovorene vizije razvoja.

Počelo se s analizom, nakon koje je slijedila strategija

Upravo tu dolazi do prve ključne razlike u odnosu na uobičajenu praksu. Grad je najprije proveo detaljnu analizu digitalne spremnosti, a tek potom pristupio izradi strategije. Iako to na prvi pogled zvuči logično, u praksi je takav pristup rijedak. Često se strategije izrađuju bez stvarnog uvida u procese, podatke i način rada organizacije. Rovinj je napravio ono što mnogi preskoče – najprije je postavio pitanje kako organizacija doista funkcionira danas.

Analiza nije bila formalna niti površna. Obuhvatila je procese, aplikacije i IT sustave, podatke i integracije, suradnju, kompetencije zaposlenika i sigurnost, ali prije svega bila je usmjerena na razumijevanje stvarnog stanja. Upravo iz takvog pristupa proizašla je jedna od najvažnijih spoznaja cijelog procesa a to da izazovi digitalne transformacije nisu prvenstveno tehnološki.

Grad raspolaže funkcionalnim sustavima i ljudima koji omogućuju stabilno svakodnevno poslovanje. Sustav radi, ali nije dovoljno povezan. Ključni izazovi proizlaze iz načina rada: procesi nisu standardizirani, sustavi i podaci su fragmentirani, prijenos informacija često je ručan, a velik dio poslovanja oslanja se na iskustvo pojedinaca i neformalne načine suradnje. Ova spoznaja može se sažeti u jednoj snažnoj rečenici: Grad ima digitalne alate, ali nema digitalni sustav. Sustavi postoje, ali nisu povezani, podaci nisu jedinstveni, a procesi nisu jasno definirani. Upravo u toj razlici leži suština digitalne transformacije.

Prava vrijednost ovog pristupa vidi se u sljedećem koraku

Grad nije ostao na analizi. Rezultati su odmah pretočeni u strategiju. Kroz radionice i strukturirani rad uključeni su djelatnici, definirano je buduće stanje i identificirane su konkretne inicijative. Strategija nije nastala izolirano, nego iz stvarnog rada organizacije.

Vizija razvoja jasno pokazuje zrelost pristupa. Cilj nije uvesti još jednu aplikaciju, nego uspostaviti integrirani i upravljani digitalni sustav gradske uprave. Naglasak je na standardiziranim procesima, povezanim sustavima, jedinstvenom upravljanju podacima, digitalnoj platformi za rad i kontinuiranom razvoju kompetencija.

„Kada smo naručivali izradu analize digitalne spremnosti i strategije digitalnog razvoja očekivala sam da ćemo dobiti dokumentiranu, objektivnu i jasnu analizu stanja u kojem se nalazi rovinjska gradska uprava u pogledu digitaliziranih procesa rada. Situaciju i stanje sa kojim nismo zadovoljni. U utrci za digitalizaciju, ne neuređenom tržištu i nedefiniranim jasnim standardima digitalne javne uprave u Hrvatskoj, naručivali smo i konkurirali na raznim natječajima za sufinanciranje digitalnih alata. Digitalni alati koje smo dobili često nisu funkcionirali onako kako su bili predstavljeni ili nisu bili kompatibilni napose integrirani sa drugim digitalnim alatima u upotrebi. To je rezultiralo konfuzijom, većim opterećenjem gradskih službenika, njihovim nezadovoljstvom i nesigurnošću u pogledu korištenja podataka i praćenja radnih zadataka. Od Strategije sam očekivala, i dobila, formulu kako se izvući iz ovog neželjenog stanja odnosno korake kako uspostaviti pouzdan i učinkovit sustav koji će optimizirati rad službenika, povećati njihovu efikasnost i kvalitetu rada, kako bi u konačnici naši građani dobili uslugu kojom će biti zadovoljni.“, kaže gđa. Maria Črnac Rocco, mag.pol.univ.spec.oecc., Pročelnica Ureda Gradskog vijeća i gradonačelnika u Gradu Rovinju.

Jednako je važan i način provedbe

Umjesto brzih rješenja, pristup je postavljen postupno. Najprije se postavljaju temelji kroz procese, podatke i integracije, zatim se digitalizira rad, a tek potom razvijaju napredne usluge. Takav redoslijed pokazuje razumijevanje da bez temelja nema održive digitalizacije.

Možda je najvažnija poruka ovog primjera da digitalna transformacija nije IT projekt. Riječ je o organizacijskoj promjeni koja zahtijeva uključivanje cijele uprave, jasno upravljanje i kontinuirano praćenje napretka. Zato primjer Rovinja ima vrijednost koja nadilazi lokalni kontekst. Pokazuje kako digitalni razvoj treba izgledati kada se radi promišljeno i odgovorno od razumijevanja stvarnog stanja do jasne vizije i konkretne provedbe.

U konačnici, ovaj pristup šalje jednostavnu, ali snažnu poruku: digitalizacija nije projekt koji se provodi, nego način na koji se organizacija vodi.

AUTOR: Dražen Keresteny, mag.ing.el., konzultant za Smart City, digitalizaciju i Security, 099 5373 900, drazen.keresteny@exe.cutor.eu